Politik for whistleblowing

1. Introduktion

Det er vigtigt for virksomheden, at enhver form for svindel, uredelighed eller fejlbehandling bliver rapporteret og håndteret korrekt. Virksomheden opfordrer derfor alle individer til at rejse eventuelle bekymringer, de måtte have om andres adfærd i virksomheden eller om måden, hvorpå virksomheden drives. Denne politik beskriver, hvordan individer kan rejse deres bekymringer, og hvordan disse bekymringer vil blive håndteret.

Denne politik gælder for alle medarbejdere i virksomheden, både fuldtids- og deltidsansatte på tidsbegrænsede kontrakter samt andre, der udfører opgaver for virksomheden, såsom vikarer og underleverandører, som også opfordres til at bruge den. Den er også tilgængelig for eksterne tredjeparter eller modparter.

Denne politik og procedure er ikke kontraktlig, og virksomheden forbeholder sig retten til at ændre den, hvis den efter eget skøn beslutter at gøre det.
 

2. Principper

  • Alle skal være opmærksomme på vigtigheden af at forhindre og eliminere fejlbehandling på arbejdspladsen. Individer skal være opmærksomme på ulovlig eller uetisk adfærd og rapportere alt af den slags, de bliver opmærksomme på.
  • Ethvert forhold rejst under denne procedure vil blive undersøgt grundigt, hurtigt og fortroligt, og resultatet af undersøgelsen vil blive rapporteret tilbage til den medarbejder, der rejste problemet.
  • Ingen medarbejder vil blive udsat for repressalier for at rejse et problem under denne politik. Dette betyder, at medarbejderens fortsatte ansættelse og muligheder for fremtidig forfremmelse eller uddannelse ikke vil blive påvirket, fordi han/hun har rejst en legitim bekymring.
  • Repressalier mod en medarbejder for at rejse en kvalificeret afsløring vil være en disciplinærsag.
  • Hvis uredelighed opdages som et resultat af enhver undersøgelse under denne procedure, vil organisationens disciplinærprocedure blive anvendt, ud over eventuelle relevante eksterne tiltag.
  • Det er en disciplinær forseelse bevidst at fremsætte en falsk påstand.
  • En instruktion om at dække over fejlbehandling er i sig selv en disciplinær forseelse. Hvis en medarbejder bliver bedt om ikke at rejse eller forfølge en bekymring, selv af en autoritetsperson som en leder, skal medarbejderen ikke acceptere at tie stille.
     

Denne procedure er for afsløringer om andre forhold end et brud på en medarbejders egen ansættelseskontrakt. Hvis en medarbejder er bekymret for, at hans/hendes egen kontrakt er blevet, eller er ved at blive, brudt, skal han/hun bruge organisationens klageprocedure.

3. Politik 

Loven yder beskyttelse til dem, der rejser legitime bekymringer om specifikke forhold. Disse kaldes "kvalificerede afsløringer".

En kvalificeret afsløring er en, der er foretaget i offentlighedens interesse af en person, som har en rimelig tro på, at:

  • en strafbar handling;
  • en fejl i retssystemet;
  • en handling, der skaber risiko for sundhed og sikkerhed;
  • finansielt svindel eller misbrug;
  • en handling, der forårsager skade på miljøet;
  • uansvarlighed;
  • brud på vores interne politikker og procedurer;
  • brud på konkurrencelovgivning eller konkurrencebegrænsende praksis;
  • et brud på enhver anden lovpligtig forpligtelse;
  • adfærd, der kan skade Howden Group Holdings og/eller ethvert associeret datterselskabs omdømme;
  • skjuling af nogen af ovenstående er ved at blive, er blevet eller sandsynligvis vil blive begået.

Det er ikke nødvendigt for personen at have bevis for, at en sådan handling bliver, er blevet eller sandsynligvis vil blive begået - en rimelig tro er tilstrækkelig. Personen har ikke ansvaret for at undersøge sagen - det er virksomhedens ansvar at sikre, at en undersøgelse finder sted.
 

4. Procedure

4.1. Trin et

I første omgang, og medmindre du med rimelighed tror, at din nærmeste leder er involveret i fejlbehandlingen, eller hvis du af en anden grund ikke ønsker at henvende dig til din nærmeste leder, bør enhver bekymring rejses med din nærmeste leder. Hvis du mener, at din nærmeste leder er involveret, eller af en eller anden grund ikke ønsker at henvende dig til din leder, bør du gå direkte til trin tre.

4.2. Trin to

Din nærmeste leder vil arrangere en undersøgelse af sagen (enten ved selv at undersøge sagen eller straks overgive sagen til en mere senior person). Undersøgelsen kan involvere, at du og andre involverede individer afgiver en skriftlig erklæring. Enhver undersøgelse vil blive udført i overensstemmelse med de principper, der er beskrevet ovenfor. Din erklæring vil blive taget i betragtning, og du vil blive bedt om at kommentere på yderligere beviser, der er opnået.

Din nærmeste leder (eller den person, der udførte undersøgelsen) vil derefter rapportere til bestyrelsen, som vil tage de nødvendige skridt, herunder at rapportere sagen til enhver relevant statslig myndighed eller tilsynsmyndighed. Hvis der kræves disciplinære foranstaltninger, vil din nærmeste leder (eller den person, der udførte undersøgelsen) rapportere sagen til HR-afdelingen og iværksætte den disciplinære procedure. Ved afslutningen af enhver undersøgelse vil du blive informeret om resultatet, og hvad bestyrelsen har gjort eller agter at gøre ved det. Hvis der ikke tages nogen handling, vil årsagen til dette blive forklaret.

4.3. Trin tre

Hvis du er bekymret for, at din nærmeste leder er involveret i forseelsen, har undladt at gennemføre en ordentlig undersøgelse eller har undladt at rapportere resultatet af undersøgelserne til bestyrelsen, skal du informere General Counsel ([email protected]), som vil arrangere, at en anden leder gennemgår den gennemførte undersøgelse, foretager de nødvendige forespørgsler og afgiver sin egen rapport til bestyrelsen som i trin to ovenfor. Enhver henvendelse til General Counsel vil blive behandlet i streng fortrolighed, og din identitet vil ikke blive afsløret uden dit forudgående samtykke.

4.4. Trin fire

Hvis sagen er mere alvorlig, eller du føler, at din nærmeste leder eller [indsæt kontaktens rolle] ikke har adresseret din bekymring, eller du foretrækker ikke at rejse den med dem af en eller anden grund, bør du kontakte den uafhængige fortrolige hotline. Safecall leverer den uafhængige fortrolige hotline, hvor du kan rejse dine bekymringer og være sikker på, at de vil blive fuldt ud behandlet. Opkaldene håndteres af erfarne medarbejdere og vil blive behandlet i fuld fortrolighed. En rapport om opkaldet vil blive sendt til Group General Counsel. Safecall vil ikke afsløre dit navn til Howden Group Holdings, hvis du ønsker at forblive anonym.

Du kan kontakte Safecall når som helst på gratisnummeret: 00 800 7233 2255 (New Zealand)

Safecall-linjen er tilgængelig 24/7, 365 dage om året. Alternativt kan Safecall kontaktes via e-mail [email protected] eller via web www.safecall.co.uk/report.

Oplysninger om Safecall-tjenesten findes også på Safecall-plakater, som du kan finde på kont oret og på intranettet.

4.5 Trin fem

Hvis du efter alle ovenstående trin med rimelighed mener, at den passende handling ikke er blevet taget, bør du rapportere sagen til den relevante myndighed.

Lovgivningen angiver en række organer, som kvalificerede afsløringer kan rettes til. Disse omfatter:

  • Reserve Bank of New Zealand og Ombudsmanden (NZ); 
  • HM Revenue & Customs;
  • Financial Conduct Authority;
  • Competition and Markets Authority;
  • Health and Safety Executive;
  • Environment Agency;
  • Independent Police Comp.
     

For Safecall besøg Safecall for internationale gratisnumre